I en salong med flere ansatte er vaktplanen grunnmuren for alt annet. Er den feil, får kundene tider hos noen som ikke er på jobb – eller så står en stol tom mens kalenderen sier fullt. Her er hvordan du lager en plan som holder.
1. Start med når kundene vil komme
Se på hvilke dager og tider det er mest pågang. Mange salonger har travle ettermiddager og lørdager, og roligere formiddager tidlig i uka. Bemann etter etterspørselen, ikke bare etter vane.
2. Fast grunnplan per uke
Lag en fast ukeplan for hver ansatt: hvilke dager, fra når til når. En fast plan er lettere for de ansatte å planlegge livet rundt, og lettere for kundene å forholde seg til når de har en favorittfrisør.
3. Pauser og buffer
Legg inn lunsj og korte pauser. En dag uten luft blir en dag med forsinkelser. Noen salonger legger også inn litt buffer etter lange behandlinger.
4. Fravær, ferie og stengte dager
Ferie, kurs og helligdager må inn i planen i god tid, slik at bookingsiden ikke tilbyr tider som ikke finnes. Planlegg ferieavvikling tidlig, særlig om sommeren og rundt jul.
5. Vaktbytte uten kaos
Vaktbytter skjer. Problemet oppstår når de avtales muntlig og aldri kommer inn i systemet. Ha én fast rutine: ansatte ber om bytte, en kollega godtar, og planen oppdateres – slik at kalenderen alltid stemmer. Les mer i vaktbytte mellom ansatte.
6. Arbeidsmiljøloven
Husk at arbeidstid, hvile og overtid er regulert i arbeidsmiljøloven. Arbeidstilsynet har veiledning om arbeidstidsordninger. Er du i tvil, spør en rådgiver eller bransjeorganisasjonen.
7. Følg opp belegget
Se jevnlig på hvor fulle kalenderne er per ansatt. Er noen alltid fullbooket og andre har hull, kan du justere vaktene, markedsføre ledige frisører eller fordele tjenester annerledes.
Eksempel på ukeplan
For en salong med tre frisører og åpent tirsdag–lørdag kan en enkel grunnplan se slik ut:
- Tirsdag–torsdag: to frisører på dagtid, én som starter senere og jobber til stengetid
- Fredag: alle tre, med forskjøvet start
- Lørdag: to frisører, rotasjon hver tredje lørdag fri
Poenget er ikke den nøyaktige planen, men at den er fast, synlig for alle og speiler når kundene faktisk kommer.
Vanlige spørsmål
Hvor langt frem bør vaktplanen legges?
Så langt frem som kundene kan bestille. Kan kundene bestille åtte uker frem, bør vaktplanen også være klar åtte uker frem.
Hva gjør jeg ved sykdom?
Flytt eller avlys timene raskt, og gi kundene beskjed så tidlig som mulig. Tilby en ny tid hos en kollega hvis det går.
Skal ansatte få se hverandres vakter?
Det gjør det enklere å avtale vaktbytter. Samtidig bør bare daglig leder kunne endre planen for alle.
Hvordan håndterer jeg deltidsansatte?
Legg inn faste dager og tider for deltidsansatte på samme måte som for heltidsansatte. Da vises de riktig på bookingsiden, og kundene som vil gå til akkurat dem, ser når de er på jobb. Endringer legger du inn så tidlig som mulig.
Hvor mange ansatte trenger jeg på jobb samtidig?
Se på bookingene de siste månedene per dag og time. Er kalenderne fulle og kundene må vente flere dager på time, trenger du mer bemanning i de periodene. Står stoler tomme, kan du flytte vakter til travlere tider.
Slik gjør du det i Klippno
I Klippno setter du arbeidstider per ansatt og ukedag, og legger inn stengetid og fravær. Bookingsiden viser bare tider når den ansatte faktisk er på jobb. Ansatte kan be om vaktbytte i appen, og kalenderen oppdateres når byttet er godkjent. Som daglig leder ser du alle kalendere og rapporter per ansatt. Les mer om kalender og ansatte og salonger med flere ansatte.
Oppsummert
Bemann etter etterspørsel, ha en fast ukeplan, legg inn pauser og fravær i god tid, ha én rutine for vaktbytte og følg med på belegget.
